на главную
ГлавнаяИИСУП «ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ»Особенности реализации

Особенности реализации автоматизированного учета в ИИСУП «ЛИМ-Корпорация»

Практика разработки и внедрения автоматизированных систем бухгалтерского учета показывает, что практически невозможно заранее включить в состав средств автоматизации весь комплект необходимых возможностей для ведения учета, тем более, с отражением всех особенностей конкретного предприятия и даже отрасли. Для производственных предприятий (особенно средних и крупных) эта проблема стоит еще острее. Также существует необходимость корректировки систем под постоянные изменения в положения о бухгалтерском учете, налогообложении и пр.

В связи с этим все производители учетных систем включают возможность адаптации своих продуктов под конкретное предприятие. Это могут быть средства в виде простых параметрических настроек (набора заранее разработанных возможностей, активизируемых, по мере необходимости, самим пользователем, или алгоритмов обработки какого-то события, выбираемого из группы имеющихся), так и включенный в состав системы собственный встроенный язык программирования, с набором конструкторов для создания первичных документов, отчетов, справочников и пр.

К сожалению, не всегда на автоматизируемом предприятии есть сотрудники соответствующей квалификации (или достаточное их количество) для адаптации системы под свое предприятие средствами встроенного языка программирования. В этом случае, либо расширяется (или создается) штат программистов, либо идет обращение к самому разработчику (или к третьему лицу) для адаптации системы под предприятие. К тому же, даже при наличии соответствующих сотрудников, этот встроенный язык еще надо им освоить.

Использования только параметрических настроек (с чем может работать и сам бухгалтер), как правило, не хватает для решения всех необходимых задач и полная адаптация системы может происходить только путем корректировки программного кода. Поэтому многие разработчики используют комбинацию средств программной и параметрической настройки.

Но даже наличие гибких комбинированных средств адаптации еще не решает всех проблем. Как правило, модификация бухгалтерской (или любой другой учетной) системы происходит "с нескольких сторон": частично работы по адаптации проводятся сотрудниками самого предприятия, частично предприятием разработчиком (или третьей стороной). Кроме того, приходят новые версии данного программного обеспечения со стороны разработчика.

В связи с этим возникает необходимость обеспечение максимальной совместимости производимых корректировок при минимальных трудозатратах по установке поступивших на предприятие заказчика новых версий системы. Особенно остро эти проблемы стоят как раз в системах со встроенным языком программирования.

ИИСУП "ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ" предоставляет пользователю эффективный набор инструментов для работы:

  • Возможность настройки плана счетов и схем проводок под конкретное предприятие;
  • Возможность корректировки первичных документов;
  • Возможность создания новых АРМов и документов на базе существующих;
  • Возможность корректировки внешней отчетности;
  • Возможность создания новых бухгалтерских ведомостей;
  • Разработка интерфейсного режима настроек плана счетов, проводок, отчетов и первичных документов (по возможности рассчитанного на бухгалтера);
  • Использование для задания алгоритма расчета (заполнения) реквизитов документов стандартных средств построения в качестве языка SQL-запросов (Microsoft SQL Server);
  • Использование для построения печатных форм достаточно распространенных  генераторов отчетов (Seagate Crystal Reports);
  • Хранение настроек (вносимых корректировок) независимо от модулей системы.

Для возможности сбора с первичных документов необходимой информации (сумм, аналитических реквизитов), обмена данными между справочниками и документами был разработан общесистемный "Справочник реквизитов", который содержит в себе перечень всех реквизитов первичных документов и справочников системы. В данном справочнике находятся также аналитические (одноранговые) справочники системы, которые могут использоваться как в первичных документах, так и как аналитик на бухгалтерских счетах.

Через специализированный режим семантической настройки каждому элементу экранной формы документа или справочника (основному или резервному, полю или колонке), определенному на этапе разработки программного кода, ставится в соответствие строка из справочника реквизита. Все необходимые (основные) реквизиты в документах уже существуют: дата и номер документов, контрагенты, подразделения предприятия, суммы продажи, суммы НДС и пр. Дополнительные реквизиты это просто набор свободных полей и колонок, которые можно использовать по своему усмотрению. Для каждого реквизита можно определить ряд настраиваемых параметров:

  •  видимость (не используемые реквизиты можно убрать из экранной формы);
  • редактируемость (допустимо ли пользователю изменять данный реквизит);
  • тип реквизита (произвольный, сумма, дата, разные виды справочников - список, таблица, с возможностью добавления в него значений или без);
  • способ заполнения справочного реквизита (можно написать SQL-запрос или имя серверной процедуры, которая будет возвращать необходимый набор данных);
  • алгоритм расчета или заполнения группы реквизитов экранной формы (по выбору элемента справочника или нажатию кнопки можно запустить расчет суммовых реквизитов формы или заполнение группы связанных реквизитов через SQL-запрос или серверную процедуру);
  • проверку корректности ввода данных (по выбору элемента справочника или нажатию кнопки можно запустить проверку корректности ввода данных через SQL-запрос или серверную процедуру).

При необходимости добавления какого-то реквизита в первичный документ (использование резервного или активизация отключенного основного) или изменении сущности уже существующего реквизита необходимо наличие соответствующего элемента в справочнике реквизитов. Сам пользователь системы может работать только на основе уже "физически" существующих (определенных на уровне программного кода) реквизитов экранных форм. Как правило, набора основных и резервных реквизитов бывает достаточно для проведения работ по адаптации системы к учету на конкретном предприятии.

В системе имеется как базовый набор документов (накладные, "платежки" и пр. со всеми необходимыми реквизитами), через который регистрируются все основные хозяйственные операции, так и дополнительный набор универсальных документов для ввода редко встречающихся или нетипичных операций, с набором реквизитов наиболее часто используемых в  документах.

При установке системы на предприятии клиента устанавливается и семантическая настройка первичных документов. Корректировки настройки существующих первичных документов при адаптации системы под конкретное предприятие осуществляется (как сотрудниками предприятия, так и разработчиками) на основании их базовой (определенной разработчиком) настройки. Создание новых первичных документов производится через режим экспорта/импорта семантической настройки документов,  как из основного, так и дополнительного комплекта. Все настройки первичных документов хранятся в базе данных и не связаны напрямую с программным кодом соответствующих модулей.

Набор реквизитов документов (как базовых, так и резервных), определенных программным кодом, меняется редко, а при необходимости их изменения подготавливается специальный режим конвертации старой формы в новую и рассылается покупателям системы. В подавляющем большинстве случаев пользователем не затрачивается каких-то усилии по установке новой версии модулей системы и совмещением их с работами по настройке, выполненных самостоятельно.

Бухгалтерский план счетов заносится в систему под конкретного клиента. Перечень счетов, разбиение их на субсчета, определение типов счетов (активный, пассивный, активно-пассивный, результативный забалансовый), наличие валютного учета, настройка аналитических срезов учета определяется самим пользователем. У каждого счета можно определить до 6-ти аналитических уровней учета.

При задании аналитического учета пользователю предоставляется возможность выбора из перечня элементов общесистемного справочника реквизитов, которые определены как справочники. Именно эти реквизиты будут собираться с первичных документов при формировании бухгалтерских проводок по нему. При отсутствии требуемого реквизита его можно добавить в систему, только необходимо организовать его попадание в проводку, либо через первичный документ (добавить реквизит в документ), либо из заранее подготовленных шаблонов проводок (см. далее).

Таким образом, при определении какой-то аналитики на бухгалтерских счетах следует учитывать возможность автоматического попадания его в проводки при их формировании по всем документам системы, где могут быть операции по данному счету.

План счетов предприятия хранится в отдельной таблице базы данных и используется в дальнейшем для ввода шаблонов бухгалтерских проводок и выбора счетов при построении необходимых ведомостей и отчетов.

Для ведения бухгалтерского учета, после занесения плана счетов, необходимо ввести также набор шаблонов хозяйственных операций к каждому первичному документу, подключенному к модулям системы. Фактически определяется перечень возможных операций к каждому документу и перечень проводок к каждой операции. Количество операций к документу и количество проводок к одной операции не ограничены.

При вводе шаблона каждой проводки пользователь указывает корреспонденцию счетов (из плана счетов) и необходимую сумму (из набора реквизитов имеющих признак суммы первичного документа, к которому операция настраивается). Если значения аналитических реквизитов не указывается, их поиск при формировании проводок производится с первичных документов, если указывается - берется значение из шаблона.

При необходимости пользователь может определить серверные процедуры, которая будет по определенному алгоритму возвращать значение необходимой суммы или аналитики в формируемую проводку. Хранение шаблонов проводок также осуществляется в отдельной таблице базы данных и не имеет прямой зависимости от программного кода модулей системы.

Для получения необходимой внутренней бухгалтерской отчетности система имеет набор встроенных бухгалтерских ведомостей и журналов, формирование которых не зависит от заложенного в систему плана счетов и схем проводок. Поэтому при добавлении в план счетов новых позиций практически не требуется разработка новых форм ведомостей. Данный набор отчетности  по информативности примерно аналогичен отчетности в других бухгалтерских системах.

Также в системе имеется средства для настроек дополнительных бухгалтерских ведомостей и журналов, если обнаруживается нехватка каких-то специфических форм. Разработка дополнительных ведомостей и журналов осуществляется в интерфейсном режиме без подготовки печатной формы (она строится автоматически в HTML-формате), с возможностью экспорта ее во внешние программы (Word, Excel, IE). Также, в данном режиме, для получения более сложной выборки данных, можно использовать SQL-запросы.

Следует заметить, что настройка хозяйственных операций производится только в плане формирования бухгалтерских проводок. На уровне ведения регистров оперативного, пообъектного учета (картотеки ТМЦ, ОС, зарплата) существуют  более жесткие (с параметрическими настройками), разработанные средства ведения учета. Все необходимые алгоритмы уже заложены в систему на данном уровне: начисление амортизации, расчет стоимости ТМЦ и пр.

Встроенный в систему оперативный учет позволяет без настройки бухгалтерских проводок и их формирования вводить первичные документы и получать движение ТМЦ по подразделениям предприятия, вести учет ОС, рассчитывать зарплату и т.д. Как правило, ввод в систему документов и их обработка ведется в два этапа.

Например, учет ТМЦ ведется по схеме "Кладовщик-Бухгалтер". Кладовщик формирует документ (накладную) и проводит документ по оперативному учету - производит изменение в картотеке наличия, например материалов, на каком-то складе. После этой обработки можно получать ведомости движения материальных ценностей в суммовом и количественном выражении по каждому подразделению предприятия. Ведомости формируются в разрезе каждой номенклатурной позиции.

На втором этапе бухгалтер проставляет в этих же документах операции (заранее настроенные к этим первичным документам шаблоны проводок с указанием конкретных номеров счетов), если их еще не заносил кладовщик, и формирует бухгалтерские проводки. После этого можно получать ведомости и журналы уже в разрезе бухгалтерских счетов. Как правило, на уровне счетов и проводок по ним ведется более укрупненный учет по суммам в разрезе подразделений предприятия и видов ТМЦ, видов затрат и пр.

Для получения внешней бухгалтерской отчетности  (баланс предприятия, формы по НДС, налог на имущество, декларации на прибыль и пр.) в системе реализован специальный режим, основанный на интерфейсном вводе форм отчетности. Фактически задается нужное количество ячеек отчета (колонок и строк), определяется их тип (суммовой или строковый), дается название каждой строки отчета и производится настройка каждой ячейки.

Настройка ячеек производится в два этапа. Сначала тем ячейкам, которые должны брать информацию с бухгалтерских счетов, ставятся в соответствие необходимые регистры бухгалтерского учета. Это могут быть остатки по счетам, субсчетам или аналитическим срезам счетов, обороты по дебету или кредиту счетов, субсчетов или по их аналитике, как все, так и с конкретным корреспондирующим счетом.

На втором этапе производится настройка расчета отчета: настраивается получение промежуточных и общих итогов, вычисление коэффициентов и пр. Настройка задается без использования задания каких-либо формул, а производится вводом в колонки настроечной таблицы номеров ячеек и необходимых знаков арифметических операций  между ними.

Вся стандартная отчетность поставляется при установке системы на предприятии заказчика. Через данный режим пользователь может, как корректировать уже существующие отчетные формы, так и самостоятельно настраивать дополнительные отчеты. Хранение форм отчетности и их настройка осуществляется в таблицах базы данных и не зависит от поступления от разработчика новых стандартных форм.

При необходимости пользователь может самостоятельно разрабатывать и подключать собственные отчетные формы, бухгалтерские ведомости и печатные формы первичных документов. В модулях системы имеется такая возможность. Эти формы могут быть реализованы средствами достаточно распространенного генератора отчетов Seagate Crystal Reports.

Используя средства настройки системы, возможна реализация задач не только бухгалтерского учета, но и налогового, управленческого, задач финансового анализа, в том числе и задачи формирования фактической себестоимости выпускаемой продукции. Добавляя в систему новые счета, документы, операции и отчетные формы можно организовать ведению любых видов учета. Допускается как корректировка настройки базовых версии модулей системы, так и создание собственных, новых, участков учета. Эти средства могут использоваться как разработчиками системы, так и сотрудниками предприятия заказчика при адаптации ее к учету на конкретном предприятии и при внесении изменений в связи с изменением бухгалтерского и налогового законодательства.